Si tu programa actual no va a cumplir Verifactu, cambiar de TPV es una tarde de trabajo repartida en una semana, no un cierre. La clave es no hacerlo todo a la vez: primero se carga la carta, luego se prueban sala e impresoras, el equipo practica, y el día del estreno el TPV viejo ya solo sirve para consultar.

Abajo tienes el orden que funciona, lo que conviene tener preparado y los errores que más se repiten. Si todavía no sabes si tu programa cumple, empieza por cómo saber si tu TPV cumple Verifactu.

¿Cuándo es el mejor momento para cambiar?

En temporada baja y, si puedes, a principio de mes o de trimestre. Las fechas de Verifactu son el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos, pero no hace falta esperar a ellas: cuanto antes cambies, más margen tienes para probar con calma.

Un corte natural, como el día 1 de un mes, hace que tu gestoría tenga las ventas de cada programa bien separadas. Y en un local de costa, cambiar en noviembre o en febrero no tiene nada que ver con hacerlo la semana antes de Semana Santa.

¿Qué tengo que tener preparado?

Seis cosas, y casi todas ya las tienes aunque no estén juntas.

La carta con precios, variantes (raciones, tamaños, extras) y alérgenos. Una foto de la carta impresa sirve para empezar.
El plano del local: salas, terraza y número de mesas.
Dónde se imprime cada cosa: qué va a cocina, qué va a barra y dónde está cada impresora.
Los métodos de cobro que usas: efectivo, tarjeta, pago desde el móvil.
Los datos fiscales del negocio que salen en el ticket.
La lista del personal, para dar a cada uno su usuario.

Paso 1: cargar la carta

Es lo que más tiempo lleva y lo que más conviene delegar. Una carta de hostelería tiene trampas que no se ven a simple vista: el plato que se sirve en ración y media ración, el menú del día con sus primeros y segundos, la bebida que cambia de precio en terraza. Si el proveedor nuevo te la carga, revísala con calma antes del estreno, plato por plato y con los alérgenos.

Paso 2: montar la sala y las impresoras

Las mesas, por salas, y cada producto con su destino. La comida tiene que salir por cocina y la bebida por barra, y eso se prueba con comandas de verdad, no mirando la configuración. Lanza una comanda de prueba con un plato de cada familia y comprueba que cada papel sale donde debe. Es aquí donde aparecen los problemas de red de las impresoras, y es mucho mejor descubrirlos un martes por la mañana.

Paso 3: probar sin que cuente como venta

Practica con datos de prueba, no cobrando de verdad en los dos sistemas a la vez. Con Verifactu cada ticket queda registrado y encadenado, así que cobrar la misma venta en el TPV viejo y en el nuevo sería facturarla dos veces. Usa cuentas de formación o un servicio de prueba que luego no se cobre, y deja el TPV viejo como el único que factura hasta el día del cambio.

Paso 4: formar al equipo

Una tarde basta si el programa es sencillo. Lo que hay que practicar es lo de cada día: abrir mesa, tomar comanda, mandar a cocina, dividir la cuenta y cobrar. Y una cosa nueva que trae Verifactu: las ventas cerradas ya no se borran, se corrigen. Conviene enseñarlo el primer día para que nadie se quede buscando un botón de borrar que ya no está.

Paso 5: el día del cambio

Cierra caja en el TPV viejo, empieza el día en el nuevo y no vuelvas atrás. Elige un día de poco movimiento. Haz el último arqueo en el sistema antiguo, apunta el último número de ticket y empieza en el nuevo con una serie de numeración propia. Pásale a tu gestoría las dos cosas: hasta qué número llega el programa viejo y desde qué fecha factura el nuevo.

¿Qué hago con el TPV viejo?

Exporta el historial de ventas y facturas antes de darlo de baja. Tienes que conservar las facturas emitidas durante los plazos legales, como mínimo cuatro años, y eso incluye las que salieron del programa anterior. Guarda la exportación donde la encuentres y no dependas de que el aparato siga encendiendo dentro de dos años.

Si el equipo era de alquiler, revisa la permanencia del contrato antes de devolverlo. Si era tuyo, muchas veces la pantalla y la impresora siguen sirviendo con el programa nuevo.

Los errores que más se repiten

Cambiar en plena temporada o la última semana antes de la fecha.
No probar las impresoras con comandas reales hasta el día del estreno.
Cobrar en los dos sistemas durante las pruebas.
No avisar a la gestoría del cambio de programa y de numeración.
Tirar el TPV viejo sin exportar el historial.

Cómo lo hacemos en iTaula

En iTaula el cambio lo hacemos contigo: cargamos la carta, dejamos las impresoras funcionando y formamos al equipo. Funciona en el navegador de cualquier tablet, iPad o móvil, así que muchas veces aprovechas el equipo que ya tienes. Verifactu es un módulo de la licencia, que es desde 45 € al mes y sin permanencia.

Si eres autónomo, mira también qué hacer antes del 1 de julio de 2027, y si quieres saber cómo está tu programa actual, el comprobador de Verifactu te lo dice en un minuto. ¿Lo vemos con tu carta? Escríbenos.